在当今的工作世界中，高效的沟通至关重要，尤其是在向大量收件人快速发送信息时。无论是新闻通讯、活动邀请还是产品更新，Outlook 中的邮件合并都可以帮助您节省时间并使您的邮件变得专业。在本文中，您将了解如何在 Outlook 中发送批量电子邮件，而无需其他软件。
准备您的联系人列表
在开始之前，请确保您有一个组织良好的联系人列表。 Outlook 可以从 Excel 列表或其他数据源导入逗号分隔值 (CSV) 格式的数据。要创建或编辑此类列表，您可以使用 Microsoft Excel 等程序。确保所有电子邮件地址正确且列名称正确，因为您可以使用这些来个性化您的电子邮件。
创建邮件合并文档
在 Outlook 中，发送邮件合并是使用 Word 邮件合并功能执行的。这就是为什么您需要 Word 中的基本文档作为电子邮件模板。您可以在此处编写文本、进行格式设置以及插入图像或徽标。
链接到您的联系人列表
在 Word 中创建基本文档后，将其链接到您的联系人列表。为此，请转到 Word 中的“邮件”菜单项，然后选择“选择收件人”。现在您可以导入您的联系人列表。链接列表后，您可以插入个人信息的占位符，例如名字、姓氏或头衔。这有助于使每封电子邮件显得个性化。
发送电子邮件
一旦您的文档准备就绪并链接到您的联系人列表，就可以发送了。使用 Word 的“完成并合并”选项，您可以选择是直接发送电子邮件还是预先在 Outlook 中将其作为草稿查看。请确保在发送前输入有意义的主题，并确保消息中没有错误。
成功发送连续电子邮件的技巧
– 个性化：使用个性化字段与您的收件人联系。
– 清晰的信息：保持信息简洁明了。长电子邮件通常不会被完全阅读。
– 号召性用语：向您的收件人发出明确的号召性用语，例如注册参加活动或在您的网站上获取更多信息。
遵守数据保护法规
发送连续电子邮件时，您必须始终遵守法定数据保护法规。这意味着，除其他外，每个收件人必须同意发送，并且必须有机会取消订阅更多电子邮件。
最后的想法
高效的群发电子邮件可能具有挑战性，但通过正确的技术和一些实践，您可以使用 Outlook 创建和发送快速有效的群发电子邮件。始终注意个人风格和一般数据保护条例，以便与受众进行成功、专业的沟通。